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人事檔案歸檔制度

更新:2023-09-15 14:30:00 高考升學網
人事檔案歸檔制度一、人事檔案保管制度
□ 目 的
一,保守檔案機密。現代企業競爭中,情報戰是競爭的重要內容,而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
二,維護人事檔案材料完整,防幟料損壞,這是檔案保管的主要任務。
三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔 案材料 的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。
()材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。
()檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀 等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
——突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:
——對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
——發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。
()轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程序如下:
①取出應轉走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;
④按發文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回。
()保衛保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗,鎖門。
()統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項:
①人事檔案的數量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中, 應遵循一定的程度和手續,這是保證檔案管理秩序的重要手段。
二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按 照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式:
()設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠庫房的地方,
以便調卷和管理。這種方式具有許多優點,如便于查閱指導,便于監督,利于防止泄密和丟 ,

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